Impliquer vos équipes autour d’un projet
Initier ou relancer une dynamique collaborative au sein d’une équipe
En savoir plus
Ce temps de collaboration peut convenir à :
- une équipe qui ne se connait pas encore afin de briser la glace et coordonner les visions,
- une équipe d’ores et déjà engagée autour d’un projet afin de prendre de la hauteur et de se remobiliser autour des missions.
Préparation de la réunion
Il est primordial de préparer toute séance de travail en définissant les éléments suivants :
- Sujet abordé durant la séance
- Objectif(s) de la séance
- Nombre de participants et rôles
- Durée de la séance
N’hésitez pas à communiquer ces informations aux participants avant le déroulé de la séance afin que chacun puisse se préparer.
Quelques conseil sur la posture de facilitateur :
- Prenez soin de répartir la parole malgré les écarts de hierarchie ou les potentielles affinités
- N’hésitez pas à être pointilleux sur le temps dédié à chaque étape afin de respecter le temps de la séance
- S’assurer que tous les participants sont alignés sur le sujet et les objectifs de la séance
Pour cette séance, il vous faudra :
Notes repositionnables
À imprimer si vous souhaitez utilisez les mêmes couleurs que dans nos réunions de travail.
Les gommettes de vote
À imprimer si vous souhaitez utilisez les mêmes couleurs que dans nos réunions de travail.
Le canvas "Dream Team"
Le support méthodologique conçu par notre équipe d'experts.
Le canvas "Priorisation"
Commun à plusieurs de nos réunions de travail.
Introduction et inspiration
Présenter l’intérêt de souder votre équipe
Vous pouvez à nouveau présenter le sujet et les objectifs de la séance aux participants.
Vous pouvez aussi présenter (vous ou les autres participants) des éléments d’inspiration afin de donner du contexte avant de plonger dans la suite de la séance.
Cette étape d’inspiration peut également être un “devoir maison” à réaliser par les participants en amont de la séance.
Présenter un article, une innovation ou encore raconter une expérience personnelle en lien avec le sujet et les objectifs de la séance.
Case 1 - Nom de l'équipe
Parce qu’une bonne équipe est une équipe que l’on peut nommer
Laissez libre court à l’imagination des participants pour définir un nom d’équipe !
Pour ce faire, vous pouvez laisser la parole à chacun et faciliter le débat.
Si les membres de l’équipe ont du mal à s’accorder sur un nom, vous pouvez suivre la méthode décrite ci-dessous.
Individuellement, chaque participant prend un temps pour réfléchir à un nom et générer un maximum d’idées sur des notes repositionnables.
Chaque participant va maintenant présenter aux autres ses idées de noms et afficher ses notes repositionnables sur le multi.
Affichez l’ensemble des notes repositionnables sur le multi et regroupez celles qui sont identiques (ou fortement similaires) afin d’éviter les doublons pour la suite.
Distribuez 1 gommette de vote à chaque participant.
Sans concertation, votez individuellement pour le nom qui vous paraît le plus pertinent ou qui vous plait le plus.
Si le vote se conclut sur une égalité, essayez de fusionner ou reproduisez un vote sur les notes restantes.
Vous pouvez reporter le nom retenu dans la Case 1 – Nom de l’équipe du Canvas “Dream Team”
Case 2 - Membres de l'équipe
Engagez l’ensemble des participants
Valorisez les contributeurs du projet en permettant à chacun de se présenter.
Les participants devront à tour de rôle rappeler leur : prénom, nom, fonction dans l’entreprise, l’objet de leur présence…
Pensez à ajouter un élément fun en dessous de chaque membre (musique, plaisir coupable, animal totem etc.).
Reportez toutes ces informations dans la Case 2 – Membres de l’équipe du Canvas “Dream Team”
Case 3 - Blason
Accordez vous sur l’ambition et les valeurs de l’équipe
Le blason permet de représenter symboliquement les ambitions (le haut du blason) et les valeurs portées collectivement par l’équipe (le bas du blason).
Pour ce faire, vous pouvez laisser la parole à chacun et faciliter le débat.
Si les membres de l’équipe ont du mal à s’accorder sur un nom, vous pouvez suivre la méthode décrite ci-dessous.
N’hésitez pas à sélectionner d’autres valeurs qui vous paraissent plus pertinentes ou adaptées à votre équipe/projet.
Individuellement, chaque participant prend un temps pour réfléchir à des ambitions communes et générer un maximum d’idées sur des notes repositionnables.
Chaque participant va maintenant présenter aux autres ses idées d’ambitions et afficher ses notes repositionnables sur le multi.
Affichez l’ensemble des notes repositionnables sur le multi et regroupez celles qui sont identiques (ou fortement similaires) afin d’éviter les doublons pour la suite.
Distribuez 5 gommettes de vote à chaque participant.
Sans concertation, votez individuellement pour les idées qui vous paraissent les plus pertinentes. Chaque participant est libre de distribuer autant de gomettes (parmi ses 5 à disposition) qu’il le souhaite par idée.
Débattez et essayez d’assembler les propositions retenues afin de former une phrase qui convient à l’ensemble des membres de l’équipe.
Vous pouvez reporter l’ambition commune dans la partie Ambition de la Case 3 – Blason du Canvas “Dream Team”.
Pour les valeurs, vous pouvez vous servir des gomettes de vote à votre guise afin de trancher lorsque certains curseurs ne font pas l’unanimité.
Reportez les curseurs attribués aux valeurs dans la partie Valeurs de la Case 3 – Blason du Canvas “Dream Team”
Case 4 - Logo
Libérez votre imagination
Moment créatif : A vous de dessiner le logo de votre équipe !
Pour cela différentes options :
- Vous pouvez faire confiance à l’artiste de l’équipe.
- Dessinez chacun à votre tour afin d’ajouter un élément différenciant à votre logo (à la manière d’un cadavre exquis).
Une étape qui paraît anodine mais qui permet de libérer votre créativité avant de plonger dans les deux dernières cases du canvas, celles consacrées au projet.
Case 5 - SWOT
Identifiez le forces et faiblesses de chacun, déduisez-en les opportunités et menaces pour l’équipe
Le SWOT est un outil stratégique qui permet aux entreprises d’analyser leurs forces et faiblesses et les opportunités et menaces sur le marché. Il sert ainsi à établir un diagnostic afin d’évaluer la réussite d’un projet.
Individuellement, chaque participant prend un temps pour lister ses forces et faiblesses sur des notes repositionnables (atouts et lacunes vis-à-vis de l’équipe et du projet).
Si vous pensez à des compétences qui ne sont pas directement liées avec le projet, n’oubliez pas de les notifier : elles pourront toujours servir au moment voulu ou permettre au reste de l’équipe de les acquérir à leur tour.
Chaque participant va maintenant présenter aux autres ses forces et faiblesses d’ambitions et afficher ses notes repositionnables sur le multi.
Regroupez les notes repositionnables qui sont identiques (ou fortement similaires) afin d’éviter les doublons pour la suite.
Dans la Case 5 – SWOT du Canvas “Dream Team”, placez les dans les encarts Forces et Faiblesses.
Ensemble, déduisez les menaces et opportunités que cela induit pour l’équipe.
Si vous avez besoin de faciliter le débat vous pouvez suivre la méthode présentée ci-dessous.
Individuellement, chaque participant prend un temps pour réfléchir et lister les menaces et opportunités qu’il perçoit (à partir des forces et faiblesses de chacun) sur des notes repositionnables.
Chaque participant va maintenant présenter aux autres ses menaces et opportunités et afficher ses notes repositionnables sur le multi.
Regroupez les notes repositionnables qui sont identiques (ou fortement similaires) afin d’éviter les doublons pour la suite.
Débattez ensemble afin de ne retenir que les éléments pertinents.
N’hésitez pas à faire usage des gomettes de vote si besoin.
Reportez les menaces et opportunités dans les encarts du même nom dans la Case 5 – SWOT du Canvas “Dream Team”
Case 6 - Speed Boat
Alignez objectifs et moyens mis en place pour votre projet
Le Spead Boat est traduit par la métaphore de l’île déserte et du bateau : l’île représente les objectifs à atteindre et le bateau les ressources pour y arriver.
Individuellement, chaque participant prend un temps pour lister les objectifs du projet sur des notes repositionnables.
Chaque participant va maintenant présenter aux autres ses objectifs et afficher ses notes repositionnables sur le multi.
Regroupez les notes repositionnables qui sont identiques (ou fortement similaires) afin d’éviter les doublons pour la suite.
Collectivement, placez les notes repositionnables sur le Canvas “Priorisation” selon l’appartenance aux critères suivants :
- Abscisse (axe horizontal) : Importance (nécessaire à la bonne évolution du projet)
- Ordonnée (axe vertical) : Urgence (à réaliser rapidement)
Plus une note est positionnée au centre de la cible, plus l’évaluation du critère est élevée.
N’hésitez pas à sélectionner d’autres critères qui vous paraissent plus pertinents pour votre projet ou équipe.
Nous vous conseillons de ne reporter que les objectifs présents dans les cercles 1 et 2 auprès de l’île dans la Case 6 – Speed Boat du Canvas “Dream Team”
Il y a de fortes chances que les objectifs présents dans le cercle 3 ne soit pas si prioritaires pour l’équipe et le projet.
Individuellement, chaque participant prend un temps pour lister les moyens et ressources du projet sur des notes repositionnables.
Chaque participant va maintenant présenter aux autres ses moyens et ressources et afficher ses notes repositionnables sur le multi.
Regroupez les notes repositionnables qui sont identiques (ou fortement similaires) afin d’éviter les doublons pour la suite.
Regroupez collectivement les moyens et ressources selon leur proximité en terme de catégories : ressources humaines, compétences, matériel, budget, outil, réseau, etc…
Reportez l’ensemble des moyens et ressources par catégories auprès du bateau dans la Case 6 – Speed Boat du Canvas “Dream team”
Conclure la réunion
Faire un compte rendu, restituer aux collaborateurs non présents, etc.
Définissez avec l’ensemble des participants quelles sont les prochaînes étapes, comment sera exploité le résultat de votre séance ainsi que l’implication des participants pour la suite de la démarche.
N’oubliez pas de remercier l’ensemble des participants et leur demander un retour d’expérience (ressenti, critique constructive, etc.).
Il est important de ne pas laisser la séance que vous venez de réaliser dans l’oubli. Vous pouvez réaliser un compte rendu synthétique en prenant en photographie le résultat de votre séance de travail sur le multi. N’oubliez pas de transmettre ces informations à l’ensemble des collaborateurs concernés, présents ou non durant la séance.
Ce contenu vous est proposé par Margot MONNIN
Un besoin d’accompagnement ? N’hésitez pas à la contacter, elle est à votre disposition pour vous accompagner dans la prise en main des outils et méthodes de travail.